ניהול ממוחשב של משרד
אנחנו סבורים שככל שהמשרד ממוחשב, העבודה מתנהלת ביעילות ובמהירות רבה יותר. לשם כך, פיתחנו במשרדנו ממשקי ניהול ומעקב ייעודיים וזאת בנוסף לתוכנות הקנייניות בהן אנו משתמשים.
לא עוד מחברת מיושנת המחולקת לעמודות לפי שמות עורכי הדין. לא עוד שאלות כגון "מי חיפש אותי" עם ההגעה למשרד.
ספר ההודעות הטלפוניות של משרדנו פותח על ידינו והותאם לצרכי המשרד ולקוחותיו. להלן מספר מאפיינים ייחודיים של הממשק:
- "דחיפת" הודעות למשתמשים בדואר אלקטרוני מיד עם רישום ההודעה (לחסוך לנו לפתוח דפדפן)
- הפקת דו"ח הודעות יומי לגבי הודעות שטרם טופלו (למקרה שלא שמנו לב שחיפשו אותנו)
- אפשרות שיגור הודעות דחופות ב-SMS (גם כשאנחנו מחוץ למשרד אנו שומרים על קשר)
- איתור מספר טלפון של המתקשר באופן אוטומטי, במידה והשאיר בעבר הודעה (כדי שלא נשאל שוב ושוב מה מספר הטלפון שלך)
- איסוף סטטיסטיקות של זמני חזרה ללקוח (כן, אנחנו עובדים על זה…)
- חיפוש מתקדם ועוד!
הממשק של ספר הודעות הוא ממשק וובי (תלוי רשת) ואינו מצריך התקנת תוכנה כלשהי על מחשבי המשתמשים. העבודה מתבצעת באמצעות דפדפן אינטרנט בלבד. וכן, אפשר לסמן הודעה באדום…
MAMA Phone - תפור לצרכי המשרד
למה מאמ"א? פרטים בהמשך…
יומן חדר ישיבות
לא עוד הפתעות של הרגע האחרון. כל פגישה מתואמת גם מול יומן חדר הישיבות. יומן חדר הישיבות מבוסס ממשק SharePoint של מיקרוסופט.
יומן חדר ישיבות - קבעת פגישה?
אינטראנט מקומי
לשם ריכוז הודעות לעובדים, טפסי משרד וקישורים שימושיים אנו משתמשים, שוב, בממשק המבוסס SharePoint. בכך אנו מונעים שיטוט בלתי מבוקר ברחבי הרשת הפנימית בחיפוש אחר טפסים. כל מסמכי העבודה המשותפת מרוכזים כאן. להלן כמה מאפיינים נבחרים:
- מעקב אחר דיונים בבתי משפט ורישומם (כל דיון נרשם ב-3 מקומות נפרדים)
- מעקב אחר דואר יוצא וקבלת אישורי מסירה של הדואר, כולל אפשרות קבלת התראה בדואר אלקטרוני
- שמירת פקסים נכנסים ויוצאים בממשק אחיד ונוח לגישה ולחיפוש
- ריכוז כתובות ספקים ולקוחות במקום אחד
אינטראנט מבוסס SharePoint
מערכת ניהול פקסים נכנסים ויוצאים
כל הודעת פקסימיליה המתקבלת במשרד נקלטת הישר לתוך מערכת המחשוב. אין אנו משתמשים במכשיר פקס (אלא במקרים נדירים) והפקסים מתקבלים אל תוך המחשב באמצעות מודם. מרגע קבלת הפקס נשמרת "שרשרת החזקה", קרי, הפקסים מנותבים על פי כללים קבועים מראש לאנשים הרלווטיים על פי תוכן הפקס. למשל, במידה ומדובר בפקס מבית המשפט, הוא מועבר לאדם שתפקידו לקלוט החלטות, זימונים לדיונים ועוד.
כל פקס נכנס מוחתם בחותמת "נתקבל" על פי זמן ויום הגעתו בפועל לידי המזכירות. כלומר, פקסים המתקבלים במהלך סוף השבוע כשאיש אינו במשרד, מקבלים חותמת של יום ראשון.
"נתקבל" - שעה מדויקת
אף הפקסים היוצאים, משוגרים באמצעות המחשב באמצעות Microsoft Fax Client ונשמרים בתיק לקוח/ספק בצורה דיגיטלית.
מאמ"א - מערכת אחזור מידע אוטומטית
נוכל לומר בוודאות כי אין בארץ מערכת המקבילה למאמ"א והיא פותחה על ידי צוות המשרד. אז מי זאת מאמ"א?
משרדנו עוסק רבות בתיקים של פירוקים, פשיטות רגל וגביית חובות. רבים הם החייבים אשר חבים כספים לנושים רבים ומגוונים. כמו גם, רבים הם החייבים שנקלעים להליכי פשיטת רגל וחברות שנקלעות להליכי פירוק. מדוע זה רלוונטי? מיד נראה.
נניח שפלוני חייב כספים לאלמוני. וגם נניח, כי הפלוני נקלע להליכי פשיטת רגל. משיינתן כנגד פלוני צו כינוס במסגרת הליכים אלה, לא ניתן יהיה להגיש כנגדו תביעה, אלא באישור בית משפט של פשיטת הרגל. חייבים רבים אינם טורחים להודיע לנושיהם על כך שניתן צו כינוס בעניינם. משכך, מגישים נושים רבים תביעות לבתי המשפט ובקשות ביצוע ללשכות ההוצאה לפועל בלי לדעת כי החייב פושט רגל ובלי להגיש טפסי תביעות חוב לכונס הנכסים הרשמי (אשר מטפל בפושטי רגל וחברות בפירוק) לשם הוכחת חובם.
המועד להגשת תביעות חוב הוא 6 חודשים מיום מתן צו כינוס (או צו פירוק). התוצאה של אי הגשת תביעת חוב במועד היא, כי הנושה מאבד את זכותו בנכסי החייב ואינו זכאי לדיבידנד (בכפוף למספר חריגים מצומצם). כלומר, מי שלא יודע על צו כינוס - לא יזכה לקבל את חובו.
מאמ"א - חוסכת הרבה
בעיה זאת באה מערכת מאמ"א לפתור.
המערכת אוספת נתונים של חייבים בתיקים בהם מטפל המשרד ו"מסנכרת" אותם עם בסיס הנתונים של כונס הנכסים הרשמי אשר זמין לציבור הרחב (ראה קישורים בצד שמאל). עם התאמת פרטי החייב או החברה לפרטים במאגר הכונס הרשמי, מפיקה מערכת מאמ"א התראה מיידית על כך שיש להגיש תביעת חוב. באופן זה מצליחה המערכת לזהות את מירב חייבי המשרד הנקלעים להליכי פשיטת הרגל.
יתרון נוסף של המערכת הוא חסכון ניכר ללקוח המשרד. אילו לא היינו יודעים כי החייב פושט רגל, הרי במקום להגיש טופס תביעת חוב לכונס הרשמי (פרוצדורה שאינה כרוכה בתשלום אגרה כלשהי), הרי היינו נאלצים להגיש תביעה לבית משפט או להוצאה לפועל ולשלם בגין כך אגרות שונות, הוצאות שליחות, צילומים ועוד. על ידי זיהוי חייבים שבעניינם אין כל תועלת לפנות לבית המשפט אלא ישירות לכונס הרשמי, הרי נחסכות מהלקוחות אגרות רבות.
עדכונים נוספים יפורסמו בהמשך…